Werken met omzetgroepen ten behoeve van uw boekhouding

By | Mr. Winston backoffice

In de backoffice van Mr. Winston is het mogelijk om omzetgroepen aan 1 of meerdere categorieën te koppelen. U kunt deze omzetgroepen aanmaken in de categorie.

 

Wanneer u voor het eerst uw omzetgroepen gaat aanmaken kunt u deze ook in 1 keer importeren in de backoffice. Het voorbeeldbestand kunt u hier downloaden.

Wanneer u ingelogd bent in de backoffice kunt u de volgende link bezoeken. Rechts onderin het scherm  wanneer u met de muispijl op de plus gaat staan verschijnt het importeren teken. U selecteert de kolom die de omzetgroep naam bevat en daar de kolom die het omzetgroep nummer bevat. Wanneer u op importeren drukt zullen de omzetgroepen worden geïmporteerd in de backoffice. Wanneer u terug gaat de categorieën link en een categorie aan een omzetgroep wilt toewijzen ziet u omzetgroepen terug die u heeft geïmporteerd.

Handleiding factureren vanuit Mr. Winston

By | Mr. Winston backoffice

Factureren met behulp van Mr. Winston

 

Het kan natuurlijk zijn dat u (zakelijke) relaties te gast heeft die u wil factureren. Afhankelijk van wat voor bedrijf u bent kan het zich natuurlijk voordoen dat meerdere Rekeningen vanuit Mr. Winston naar dezelfde Debiteur op een verzamelfactuur terecht moeten komen.

Deze handleiding beschrijft het “Op rekening” proces, van het bestellen tot het factureren.

Kassa (werkvloer)

  1. Log in bij de kassa (in de app of op https://pos.mrwinston.nl)
  2. In de kassa kun je bestellingen via de normale weg doen (op een tafel / zonder tafel).
  3. Op het moment dat er een tafel wordt afgerekend kunt u er voor kiezen een betaling te registreren. Als u later een factuur wil sturen kies dan de betaalmethode “Op rekening”. NB: Een tafel die “Op rekening” wordt afgeslagen kan maximaal 1 betaling bevatten ter hoogte van het totaal op de rekening.
  4. Als de betaalmethode “Op rekening” is geselecteerd wordt u gevraagd om een debiteur te selecteren. Als de debiteurnaam die u invult niet bestaat, dan wordt er een nieuwe debiteur toegevoegd.
  5. De rekening is nu voldaan en de tafel krijgt weer een groene kleur.

 

Facturatie

  1. Log in op de backoffice (via https://backoffice.mrwinston.nl)
  2. Ga via het Menu (links) naar “Planning & Rapportages” > “Rekeningen en Facturen”. In dit scherm ziet u alle rekeningen zoals ze zijn afgeslagen. U kunt op het oogje klikken om de rekening te bekijken.
  3. Als u rekeningen wil factureren kunt u het beste de rekeningen filteren op betaalmethode. Dit doe je door het knopje met de drie puntjes in de kolom betalingen aan te klikken en de “account” (Engels voor “op rekening”) aan te klikken.
  4. Vervolgens selecteert u de rekening(en) die u wilt facturen op en gaat u via het menu (drie puntjes) rechtsboven in de hoek naar “met de geselecteerden” > “Factuur aanmaken”.
  5. Selecteer de Debiteur voor wie de factuur is (of maak er een aan), en druk op opslaan.
  6. U komt nu in het overzicht van de facturen, daar ziet u uw factuur staan en kunt u de factuur die u heeft aangemaakt bekijken middels het oogje.
  7. Als u via “Planning & Rapportages” > “Rekeningen en Facturen” terug gaat naar het rekeningoverzicht en kijkt naar de rekening die u zojuist heeft aangemaakt dan ziet u dat de rekening nu is gemarkeerd als “gefactureerd”.

 

Boekhoudkundige overwegingen

  • Wij houden alleen bij wat er door de kassa geregistreerd wordt, als u later via de backoffice rekeningen als gefactureerd markeert heeft dit dus geen invloed op het resultaat van de “Op rekening” betaalmethode.
  • U kunt “Op rekening” als controle rekening gebruiken voor de som van de openstaande facturen, te verzenden facturen en reeds voldane facturen binnen een periode. Houdt rekening met het feit dat de factuurdatum die u op de factuur vermeldt afwijkt van de datum dat de rekening “Op rekening” is afgeslagen. Afhankelijk van uw facturatieproces wijkt het bedrag in de rapporten dus af van de som van de openstaande debiteuren en betaalde facturen.
  • Als u de “Op kamer” betaalmethode gebruikt om facturen te maken dan wordt de omzet geregistreerd onder deze betaalmethode ook in uw kamer management systeem geregistreerd. Gebruik in dit geval de “Op rekening” betaalmethode uitsluitend voor facturen die alleen “Mr. Winston omzet” bevatten.

Feedback? Graag!

Wij zijn dag en nacht bezig om onze dienstverlening te verbeteren. Als u op- en/of aanmerkingen heeft op dit specifieke onderwerp, of in het algemeen, vul dan ons feedbackformulier in op: https://www.mrwinston.nl/feedback/

Handleiding boekhouding vanuit Mr. Winston

By | Mr. Winston backoffice

De boekhouding vanuit Mr. Winston

Mr. Winston staat voor een heldere, inzichtelijke en betrouwbare administratie van uw verkopen. Wij doen dit echter iets anders dan traditionele kassasystemen, bij ons bestaan er geen X en Z uitdraaien. Nee, uw omzet dient te allen tijde inzichtelijk te zijn. U kunt daarom op een willekeurig moment de omzetstaten van een periode opvragen.

Deze handleiding beschrijft hoe u met deze rapporten kunt omgaan en hoe ze passen in het boekhoudproces.

Omzetrapporten en -verdichtingen

U kunt uw omzet middels omzet rapporten inzichtelijk maken via de “omzetrapporten” in de backoffice (op https://backoffice.mrwinston.nl). Deze omzet kunt u naar wens verdichten. Deze alinea beschrijft hoe je dit kunt doen.

  1. Log in in de backoffice (via https://backoffice.mrwinston.nl)
  2. Ga via het Menu (links) naar “Planning & Rapportages” > “Omzetrapporten” en gebruik de ronde plusknop rechts onderin om een nieuw omzetrapport aan te maken.
  3. Een rapport heeft een naam en een start en een einddatum, vul deze in.
  4. U kunt er voor kiezen om de rapporten per dag, week, maand, kwartaal uit te splitsen.
  5. U kunt verdichtingen (of “groeperingen”) toevoegen aan de rapportage. NB: Voor de boekhouding heeft u niet alle betaalmethoden nodig. Verdicht daarom ook altijd op betaalmethoden zodat u deze er uit kunt filteren.
    1. Op rekening: U dient deze betalingen na het afslaan nog te factureren. Wij registreren de facturatie van deze rekeningen niet. U kunt de omzet onder “Op rekening” dus als controlerekening gebruiken.
    2. Op kamer: Als u deze betaalmethode gebruikt heeft u een hotel en gebruikt u een van de gekoppelde kamerreservering systemen. De omzet die wordt in dit geval naar hun doorgestuurd, en komt dus als het ware dubbel voor. De omzet die in de kassa onder “Op kamer” geregistreerd wordt, kunt u gebruiken als controle rekening. NB; Als u later via het reserveringssysteem correcties doet op de omzet uit de horeca, verschilt deze met de omzet die door de kassa is geregistreerd.
    3. Eigen gebruik: Dit zijn de boekingen die u zelf genuttigd heeft. NB; Wij registreren geen kostprijs, dit is dus verkoopwaarde van de producten die onder “Eigen gebruik” zijn afgerekend.
    4. Representatiekosten: Dit zijn kosten die u heeft gemaakt door bijvoorbeeld iets weg te geven. NB; Wij registreren geen kostprijs, dit is dus verkoopwaarde van de producten die onder “Representatie” zijn afgerekend.
    5. Derving: Dit zijn producten die verloren zijn gegaan in het proces. NB; Wij registreren geen kostprijs, dit is dus verkoopwaarde van de producten die onder “Derving” zijn afgerekend.
  6. U kunt aanvinken of de tabel moet worden weergegeven als platte tabel, deze tabel kan geëxporteerd worden naar CSV formaat. Zo’n export kan geprepareerd worden voor een import in uw boekhouding. Als dit vinkje uit staat kunt u de rapporten open klikken per verdichting. NB: Het aanpassen van de volgorde van de groeperingen heeft alleen invloed op de uitklapbare rapporten.
  7. Klik op toevoegen als u de rapportage naar wens heeft geconfigureerd.

Aaneensluitende, automatische omzetrapporten

Een rapport aanmaken zoals besproken als hierboven is niet super eenvoudig. U kunt daarom ook automatische periodieke rapporten maken.

  1. Log in via de backoffice (https://backoffice.mrwinston.nl).
  2. Ga via het Menu (links) naar “Planning & Rapportages” > “Omzetrapporten”.
  3. Via het knopje in de rechter boven hoek klikt u “Automatische omzetrapporten”.
  4. Hier kunt een periodieke rapportage aanmaken zoals beschreven hierboven.
  5. U kunt de rapportage ook automatisch versturen naar een gebruiker in het systeem (per mail)

Inrichten van uw boekhouding

Gaat u uw boekhouding (opnieuw) inrichten, dan kunt u altijd even schakelen met ons over best-practices. Echter, wij zijn geen boekhouders, dus zodra uw vraag vakinhoudelijk wordt zullen wij u doorverwijzen naar een van onze partners.

Onze partners zijn boekhouders met een specialisatie in de horeca branche. Zij hebben veel verschillende bedrijven gezien en kunnen u dus het best adviseren omtrent het inrichten van uw boekhouding. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om de hele boekhouding bij deze specialisten onder te brengen.

Feedback? Graag!

Wij zijn dag en nacht bezig om onze dienstverlening te verbeteren. Als u op- en/of aanmerkingen heeft op dit specifieke onderwerp, of in het algemeen, vul dan ons feedbackformulier in op: https://www.mrwinston.nl/feedback/